Hạ tầng dùng chung · Module Quản lý phê duyệt

Quản lý phê duyệt — Approval Engine dùng chung

Mọi nghiệp vụ cần cấp có thẩm quyền phê duyệt — giảm học phí, hoàn phí, hủy hồ sơ, đổi khóa, điều chỉnh dữ liệu, ngoại lệ… — đều đi qua một module duy nhất. Phân loại theo loại yêu cầu (không theo người lập), gắn được nhiều loại đối tượng, lưu toàn bộ lịch sử và trả kết quả về đúng nơi phát sinh.

Các loại yêu cầu phê duyệt
Giảm giá / thủng giá sàn
Bán dưới giá sàn 19.000.000₫, giảm vượt hạn mức chiết khấu
RQ-DISCOUNT
Hoàn học phí
Hoàn một phần / toàn bộ theo phiếu thu
RQ-REFUND
Đổi khóa học
Chuyển hạng B2 → C, đổi lịch khai giảng…
RQ-CHANGE
Điều chỉnh dữ liệu
Sửa thông tin đã khóa trên chứng từ gốc
RQ-DATAFIX
Hủy hồ sơ
Hủy phiếu đăng ký học viên
RQ-CANCEL
Ngoại lệ
Khai giảng sớm, áp chính sách chưa có, khách đặc biệt
RQ-EXCEPTION
Tri ân / cấp quà
CSKH đề nghị · Kế toán/Chính sách duyệt chi/cấp quà (SOP-16)
RQ-GIFT
Phản ánh nghiêm trọng
CSKH chuyển khi phản ánh/khiếu nại vượt thẩm quyền
RQ-COMPLAINT
Khác
Nhập có cấu trúc (Tiêu đề · Nội dung · Đính kèm) → gom & chuẩn hóa sau
RQ-OTHER
Danh mục mở rộng được — thêm loại mới cho Nhân sự, Marketing, Đào tạo… không phải sửa cấu trúc module.
4 nguyên tắc thiết kế
  • Phân loại theo LOẠI yêu cầu — không theo người lập
    Không làm "phiếu duyệt Sale / phiếu duyệt Marketing…" (càng ngày càng phình)
  • Bỏ "phiếu đặc biệt" nhập tự do
    Chỉ dùng Loại = Khác có cấu trúc; lặp nhiều lần → nâng thành loại chính thức
  • Đối tượng liên quan đa hình
    1 yêu cầu gắn được: Lead · Học viên · Phiếu đăng ký · Phiếu thu/chi · CTV · Đại lý · Xe · Khóa học…
  • Lịch sử không ghi đè · trả kết quả về gốc
    Lưu vết mọi bước, kết quả tự trả về Project phát sinh yêu cầu
Mục tiêu: một Approval Engine dùng chung cho toàn doanh nghiệp — mọi Project sau này tái sử dụng, không phải phát triển nhiều loại phiếu khác nhau.
1 · Tạo yêu cầu 2 · Chọn loại yêu cầu 3 · Chọn đối tượng liên quan 4 · Gửi người có thẩm quyền 5 · Phê duyệt / Từ chối 6 · Lưu lịch sử & trả kết quả
1

Hộp thư phê duyệt

Người có thẩm quyền (Ban Quản trị · Chính sách TM · Kế toán · Admin) xử lý các yêu cầu được định tuyến tới mình — từ mọi phòng ban

Chờ tôi duyệt · 12 yêu cầu

Cập nhật realtime
Chờ duyệt
12
3 yêu cầu mức Gấp
Đã duyệt trong tháng
86
Tỷ lệ duyệt 92%
Từ chối
7
Kèm lý do & lưu vết
Quá hạn SLA
2
Cần xử lý ngay
Yêu cầu đang chờ xử lýĐịnh tuyến tự động theo loại
Mã yêu cầuLoạiĐối tượng liên quanNgười gửiGiá trịTrạng thái
PD-2026-08-0007
Hôm nay · 09:12
 Giảm giá Hồ sơ B2-2026-08-03
HV Nguyễn Văn An
 Sale · Minh 18,2tr
Thủng sàn 800K
 Gấp · chờ tôi
PD-2026-08-0006
Hôm nay · 08:40
 Hoàn phí Phiếu thu PT-08-041
HV Lê Thị Bình
 Kế toán · Hoa 5,0tr
Hoàn một phần
 Chờ duyệt
PD-2026-08-0005
Hôm qua · 16:22
 Ngoại lệ Hồ sơ C-2026-08-01
Khai giảng sớm 5 ngày
 Sale · Dũng —
Không đổi giá
 Chờ duyệt
PD-2026-08-0004
Hôm qua · 14:05
 Hủy hồ sơ Hồ sơ B2-2026-07-22
HV Phạm Văn Cường
 Sale · Minh Đã thu 9,5tr
Chuyển Kế toán hoàn
 Cấp 2 · Kế toán
PD-2026-08-0003
02/08 · 10:31
 Điều chỉnh Phiếu đăng ký ĐK-08-019
Sửa CCCD nhập sai
 Đào tạo · Lan —
Chứng từ gốc
 Đã duyệt
Mỗi yêu cầu tự định tuyến tới đúng người có thẩm quyền theo loại — người duyệt không cần biết yêu cầu đến từ phòng ban nào.
2

Tạo yêu cầu phê duyệt

Bất kỳ vai trò nào cũng tạo yêu cầu từ đây: chọn loại, gắn đối tượng liên quan, hệ thống tự định tuyến người duyệt

Yêu cầu phê duyệt mới

Mã tự sinh: PD-2026-08-0008
Bước 1 — Chọn loại yêu cầu
Không thấy loại phù hợp? Chọn “Khác” rồi nhập Tiêu đề · Nội dung · Đính kèm. Nếu loại này lặp nhiều lần, Admin sẽ chuẩn hóa thành loại chính thức.
Bước 2 — Đối tượng liên quan gắn nhiều loại
Hồ sơ B2-2026-08-03 HV Nguyễn Văn An Phiếu thu PT-08-052 Thêm đối tượng
Bước 3 — Nội dung yêu cầu
tin-nhan-khach.jpgThêm file
Bước 4 — Định tuyến người duyệt tự động theo loại + giá trị
Sale Minh (gửi) Chính sách TM · xác nhận hạn mức Ban Quản trị · duyệt cuối
Giá đề xuất 18,2tr < giá sàn 19tr → bắt buộc qua Ban Quản trị
Thủng sàn 800.000₫ → tự tạo phiếu nợ Trung tâm chuyển Kế toán theo dõi khi duyệt
Không sửa Phiếu đăng ký gốc — kết quả ghi vào chứng từ phát sinh riêng
3

Chi tiết & xử lý yêu cầu Lịch sử không ghi đè

Người duyệt xem đầy đủ thông tin, thao tác Duyệt / Từ chối / Yêu cầu bổ sung — mọi bước đều được lưu vết và trả kết quả về nơi phát sinh

PD-2026-08-0007 · Giảm giá / thủng sàn

GấpChờ duyệt cuối
Tạo Chính sách TM xác nhận Ban QT duyệt cuối Trả kết quả về hồ sơ
Thông tin yêu cầu
Loại yêu cầuGiảm giá / thủng sàn
Đối tượng liên quanHồ sơ B2-2026-08-03 · HV Nguyễn Văn An · Phiếu thu PT-08-052
Người gửiSale Phạm Văn Minh · S-04
Giá niêm yết → đề xuất24,0tr → 18,2tr
Giá sàn19,0tr · thủng 800.000₫
Lý doKhách so sánh 3 nơi, cam kết đóng đợt 1 ngay trong ngày
Đính kèmtin-nhan-khach.jpg
Thủng giá sàn 800.000₫ → nếu duyệt, hệ thống tự ghi phiếu nợ Trung tâm và chuyển Kế toán theo dõi.
Lịch sử phê duyệt ghi vết · không ghi đè
  • Sale Minh tạo yêu cầu
    Hôm nay 09:12 · đề xuất 18,2tr, mức Gấp
  • Hệ thống định tuyến
    09:12 · < giá sàn → Chính sách TM → Ban Quản trị
  • Chính sách TM · Ngọc xác nhận
    09:41 · “Hạn mức chiết khấu Sale đã hết, cần BQT duyệt phần thủng sàn”
  • Chờ Ban Quản trị duyệt cuối
    Bạn đang xử lý…
Quyết định của bạn
Sau khi duyệt: kết quả tự trả về Hồ sơ B2-2026-08-03 (cập nhật giá thực thu 18,2tr) · tạo phiếu nợ Trung tâm · thông báo Zalo cho Sale Minh.
4

Danh mục loại yêu cầu & định tuyến

Admin khai báo mỗi loại yêu cầu duyệt ở đâu, mấy cấp, hạn xử lý bao lâu — thêm loại mới cho phòng ban khác mà không đụng vào code

Loại yêu cầu & định tuyến phê duyệt

Điểm cần DBK chốt: bảng “ai duyệt theo từng loại” dưới đây là gợi ý của bên phát triển — cần DBK xác nhận người duyệt, số cấp và hạn xử lý (SLA) cho mỗi loại.
Bảng định tuyến
Loại yêu cầuMãNgười duyệt (định tuyến)Số cấpHạn (SLA)Trạng thái
Giảm giá / thủng sànRQ-DISCOUNTChính sách TM → Ban QT2 cấp8 giờĐang dùng
Hoàn học phíRQ-REFUNDKế toán → Ban QT2 cấp24 giờĐang dùng
Đổi khóa họcRQ-CHANGEĐào tạo1 cấp24 giờĐang dùng
Điều chỉnh dữ liệuRQ-DATAFIXAdmin1 cấp12 giờĐang dùng
Hủy hồ sơRQ-CANCELBan QT → Kế toán2 cấp24 giờĐang dùng
Ngoại lệRQ-EXCEPTIONBan QT1–2 cấp8 giờĐang dùng
Khác (nhập có cấu trúc)RQ-OTHERAdmin phân loại1 cấp—Gom & chuẩn hóa
Đối tượng liên quan hỗ trợ
LeadHọc viênPhiếu đăng ký Phiếu thuPhiếu chiCTV Đại lýGiáo viênXe Khóa họcDoanh nghiệpThêm loại
Danh sách đối tượng khai báo mở — Project mới chỉ cần đăng ký loại đối tượng của mình là dùng được engine.
Cơ chế chuẩn hóa loại “Khác”
  • Người dùng chọn Khác + nhập có cấu trúc
    Tiêu đề · Nội dung · Đính kèm — không nhập tự do vô tổ chức
  • Hệ thống thống kê tần suất
    Đếm các yêu cầu “Khác” theo từ khóa / mục đích
  • Lặp nhiều → nâng thành loại chính thức
    Admin thêm 1 dòng định tuyến mới, không cần lập trình lại
Dữ liệu chuẩn hóa từ đầu → thuận lợi cho thống kê, tra cứu, báo cáo và AI sau này.
Cùng một engine này sẽ phục vụ các phòng ban tương lai — Đào tạo, Kế toán, Nhân sự, Marketing — chỉ cần thêm loại yêu cầu & định tuyến, không phát triển module mới.
5

Danh mục chứng từ nghiệp vụ — toàn hệ thống

Tổng hợp mọi phiếu/chứng từ và module chịu trách nhiệm · theo chuẩn "Quản lý chứng từ nghiệp vụ DBK"

Danh mục chứng từ & module chủ trì
MãChứng từNhómModule chủ trìQua Phê duyệt?
BD-001Phiếu đăng ký học viên
chứng từ gốc, bất biến sau xác nhận
GốcSale (Tuyển sinh)Nếu ngoại lệ
BD-002Phiếu thay đổi hồ sơ học viênPhát sinhSale / Đào tạoCó (tùy nội dung)
BD-003Phiếu hoàn học phíPhát sinhKế toán chi · CSKH đề nghịCó
BD-004Phiếu đề nghị ngoại lệ (= Đơn đề xuất)Đề nghịPhê duyệt (chủ trì)Có
BD-005Phiếu tiếp nhận phản ánhPhát sinhCSKHNếu nghiêm trọng
TA-·Phiếu tri ân / cấp quàĐề nghịCSKH đề nghị · KT/Chính sách duyệtCó
BB-001Biên bản bàn giao hồ sơ học viênXác nhậnTuyển sinh → Đào tạoKhông
KS-·Phiếu khảo sát hài lòngPhát sinhCSKHKhông
TH-CNPhiếu thu hồi công nợTài chínhKế toánKhông
PN-TTPhiếu nợ Trung tâmTài chínhKế toán / Chính sáchKhông
—Phiếu thu · Phiếu chiThanh toánKế toánKhông
Bắt buộc qua Phê duyệt: BD-002 (thay đổi), BD-003 (hoàn phí), BD-004 (ngoại lệ), Phiếu tri ân. BD-001 & BD-005 chỉ qua duyệt khi phát sinh ngoại lệ / nghiêm trọng. Chứng từ tài chính do Kế toán quản lý trực tiếp.